【仕事の優先順位がつけられない人へ】迷ったときの決め方｜平時と有事で考える

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「仕事が次々と入ってきて、何から手をつければいいのかわからない」

「全部急ぎに見えてしまう」

「上司から急な仕事を頼まれて、予定していた仕事が終わらない」

仕事をしていると、このような場面は珍しくありません。

私も長いサラリーマン生活の中で、何度も経験してきました。

仕事の優先順位というと、

「重要度と緊急度で判断する」

という考え方がよく知られています。

もちろん、それも大切です。

しかし、実際の仕事現場は、それだけできれいに整理できるものではありません。

お客様から連絡が来る。

上司から急な仕事を頼まれる。

自分の回答待ちで、他の人の仕事が止まっている。

突然クレームが発生する。

システムトラブルが起きる。

そして、それまで予定していた仕事も残っています。

そんな現場で私が大切にしてきたのは、

「平時と有事を分けて考える」

そして、

「自分が仕事のボトルネックにならない」

という考え方です。

今回は、私自身の経験をもとに、仕事が重なったときにどのように優先順位を考えてきたのかをご紹介します。

まず「平時」か「有事」かを判断する

朝、仕事を始めると、すでにいくつもの仕事が待っていることがあります。

そんなとき、私はいきなり一つ目の仕事に取りかかるのではなく、まず、

「今日は平時なのか、有事なのか？」

を考えます。

ここでいう平時とは、通常業務の範囲内で仕事が動いている状態です。

一方の有事とは、

・大きなクレーム
・事故
・トラブル
・社内アクシデント
・業務に大きな影響が出そうな異常

など、通常とは違うイレギュラーが発生している状態です。

この2つでは、仕事の優先順位の考え方そのものを変えます。

平時は、まず全体のタスクをざっくり確認する

通常の一日であれば、私は最初にその時点で抱えているタスクをざっくり確認します。

ここで重要なのは、最初から完璧なスケジュールを作ろうとしないことです。

まず、

何があるのか。
いつまでなのか。
誰が待っているのか。
自分が止めると誰かの仕事まで止まるのか。

これを確認します。

そのうえで、優先順位を決めます。

お客様対応や早い回答が必要な仕事は優先する

私の場合、早い回答が求められている仕事や、お客様対応は比較的優先していました。

一方、社内業務だから必ず後回しというわけでもありません。

社内業務でも、

「締め切りはいつなのか？」

「今やらなければ誰かが困るのか？」

「後工程に影響するのか？」

を確認します。

期限に余裕があり、すぐに対応しなくても他の人の仕事に影響しないのであれば、後へ回すこともあります。

つまり、

「社外だから優先、社内だから後回し」

と機械的に決めるわけではありません。

仕事全体の流れを見ます。

「自分がボトルネックになる仕事」は先に処理する

これは、私が特に大切だと思っている考え方です。

例えば、私が同僚や後輩に一つ確認や指示を出せば、その人が次の仕事を始められるとします。

ところが、

「自分の仕事が終わってから伝えよう」

と2時間放置したらどうでしょう。

その人は2時間待つことになるかもしれません。

自分にとっては数分で終わる仕事なのに、それを後回しにしたために、後工程が2時間止まってしまう。

これは非常にもったいないことです。

だから私は、

「自分のところで仕事を止めない」

ことを意識していました。

自分の回答待ち。

自分の確認待ち。

自分からの連絡待ち。

こうした仕事は、可能であれば早めに処理する。

つまり、

自分がボトルネックにならない。

これを意識するだけでも、仕事の優先順位はかなり考えやすくなります。

全部優先なら「皿回し」で進める

現実には、

「これは重要、これは重要ではない」

と簡単に分けられない日もあります。

全部大事。全部急ぎ。

そんな日です。

こういうとき私は、どれか一つだけに集中するのではなく、皿回しのように複数の仕事を進めることもありました。

Aを少し進める。

相手の回答待ちになったらBを進める。

Bを誰かへ依頼したらCへ移る。

Aの回答が返ってきたら再びAへ戻る。

もちろん、何でも同時進行すればいいという意味ではありません。

しかし実際の仕事では、相手の回答待ちや処理待ちなど、自分だけでは進められない時間があります。

その時間を利用して別の仕事を進める。

仕事を一列に並べるのではなく、複数の仕事を止めずに回す。

これも現場では必要になると思います。

有事は考え方を変える

一方、事故や大きなクレーム、トラブルなどのアクシデントが発生した場合は別です。

私は、現在抱えているタスクをざっと確認したうえで、

原則としてアクシデント対応を最優先

にします。

なぜなら、事故やクレームなどは初動が遅れることで、さらに大きな問題へ発展することがあるからです。

アクシデントは「自分流」で対応しない

ここでもう一つ重要なのが、

会社のルールやマニュアルに従う

ということです。

事故や重大なクレームが発生すると、

「早く何とかしなければ」

と焦ります。

しかし、こういうときほど自己判断だけで動くのは危険です。

報告先。

連絡手順。

誰にエスカレーションするのか。

何を記録するのか。

会社に決められたルールがあるなら、原則としてそれに従って迅速に対応します。

分からなければ、上司や経験者へすぐ相談する。

私は、

平時は効率を考える。
有事はルールに従って迅速に動く。

この切り替えが重要だと思っています。

「重要な仕事」と「急ぎの仕事」が重なったら？

これも仕事ではよくあります。

重要な仕事をしている最中に、急ぎの仕事が飛び込んでくる。

この場合も、

「急ぎだから全部そちらへ切り替える」

とは限りません。

まず、その「急ぎ」がどの程度急ぐのかを確認します。

10分以内なのか。

今日中なのか。

明日の朝までなのか。

そして、今やっている重要な仕事を止めることによる影響も考えます。

両方進められるなら同時進行。

自分だけでは難しいなら、必要に応じて仕事を他の人へ移管する。

大切なのは、

「全部自分でやらなければならない」

と思い込まないことです。

上司から突然「今日中に」と言われたら？

これもサラリーマンなら経験することがあるでしょう。

原則として、私は上司からの指示を優先します。

ただし、すでに自分がそれ以上に優先すべき仕事を抱えている場合は、そのことを上司へ伝えます。

例えば、

「現在この仕事を最優先で進めています。このままだと今日中は難しいですが、明日中ならできます」

あるいは、

「現在の仕事を誰かへ移管していただければ、今日中に対応できます」

という形です。

ここで重要なのは、ただ、

「できません」

で終わらせないことです。

「この条件ならできます」

と代替案を出します。

仕事の移管は上司からお願いしてもらう

これは実務上、意外と大切だと思っています。

例えば、自分が同僚に、

「私が忙しいから、この仕事やってくれない？」

と言えば、相手との関係によっては角が立つことがあります。

しかし、

「この仕事を今日中にやってほしい」

と上司から指示されたのであれば、仕事の優先順位や担当変更についても上司に判断してもらいます。

これなら、個人間のお願いではなく、組織として仕事を再配分できます。

何でも自分一人で調整しようとする必要はありません。

仕事を抱え込むことが「頑張っている」とは限らない

仕事の優先順位がうまくつけられない人の中には、仕事を抱え込みすぎる人もいます。

そこには、

「断ったら次から仕事を頼まれなくなるかもしれない」

「自分の仕事がなくなるのではないか」

「頼られることで自分の存在意義を示したい」

といった気持ちがある場合もあります。

真面目な人ほど、

「全部自分でやらなければ」

と考えてしまうことがあります。

しかし私は、長く会社員として働いてきて、別の考え方をするようになりました。

サラリーマンは「良い歯車」でいい

少しドライに聞こえるかもしれませんが、私はサラリーマンを会社という大きな仕組みを動かす歯車の一つだと考えています。

これは悪い意味ではありません。

会社は、誰か一人がいなくなっただけで完全に止まるようでは困ります。

休暇を取る人もいます。

異動する人もいます。

退職する人もいます。

それでも事業は続かなければなりません。

つまり重要なのは、

サステナブル（持続可能）であること。

そして、

事業を継続できること。

です。

「自分がいなければ、この仕事は回らない」

という状態は、一見するとその人が非常に重要な人物に見えます。

しかし、組織として考えると必ずしも健全とは言えません。

「自分しかできない仕事」を増やさない

自分しか分からない。

自分しかできない。

自分が休んだら止まる。

こういう仕事を大量に抱えてしまうと、自分自身も休めなくなります。

会社側にとってもリスクです。

だからこそ、

マニュアルを残す。

情報を共有する。

必要なら他の人へ仕事を渡す。

仕事量が多すぎれば上司へ相談する。

こうして、自分がいなくても仕事が回る状態をつくることも大切です。

私はこれを、

「良い歯車になる」

というイメージで考えています。

評価を気にしすぎない

仕事を抱え込む人の中には、

「断ったら評価が下がる」

と心配する人もいるでしょう。

しかし、処理できない量の仕事を抱え、期限を過ぎたり、ミスをしたり、周囲の仕事まで止めてしまったら、本末転倒です。

負荷が大きすぎるなら、

溜め込む前に上長へ報告・相談する。

これも仕事の一部です。

仕事をたくさん抱えていることよりも、

会社全体として仕事が滞りなく流れていること。

こちらを優先する。

その方が結果として、組織にも自分にも良いと思います。

できる上司や同僚を真似するのも立派な方法

新人の頃から完璧な優先順位をつけることは難しいものです。

そんなときは、仕事のできる上司や同僚を観察してみるのもおすすめです。

「なぜ、この人はこの仕事を先にやったのだろう？」

「なぜ、この仕事は後へ回したのだろう？」

「トラブルが起きたとき、最初に誰へ連絡したのだろう？」

こうしたことを見て、真似してみる。

現場には、その会社、その部署、その仕事特有のルールがあります。

一般的な仕事術を学ぶことも大切ですが、実際の現場でうまく仕事を回している人から学ぶことも非常に大切です。

私が考える「仕事の優先順位」の基準

では結局、仕事の優先順位は何を基準に決めればいいのでしょうか。

一言で表すのは難しいのですが、私ならこう考えます。

まず、周囲に迷惑をかけない。

そして、

自分がボトルネックにならない。

さらに、

業務が継続して回ることを考える。

そして例外が、

事故・クレーム・トラブルなどのアクシデント、あるいはその兆候です。

この場合は、原則として最優先。

会社のルールやマニュアルに従い、迅速に対応します。

迷ったときの簡単な判断順序

私の経験を簡単にまとめると、こんな順番になります。

① 平時か、有事か？

↓ 有事なら

② 会社のルールに従って迅速に対応する

↓ 平時なら

③ 締め切り・重要度・相手を確認する

↓

④ 自分が止めると、他の人や後工程が止まらないか？

↓

⑤ 複数とも重要なら同時進行できないか？

↓

⑥ 無理なら移管・上司への相談を検討する

この考え方だけでも、「何からやればいいのかわからない」という状態はかなり減らせると思います。

まとめ｜優先順位とは「自分の仕事」ではなく「仕事の流れ」を見ること

仕事の優先順位を考えるとき、

「自分は何からやるべきか？」

だけを考えてしまいがちです。

しかし、長く仕事をしてきて私が大切だと感じるのは、

「仕事全体がどう流れているか？」

を見ることです。

自分が回答しないことで誰かが待っていないか。

自分が抱え込むことで仕事が止まっていないか。

後工程に大きな影響が出ないか。

そして、アクシデントの兆候を見逃していないか。

自分一人が猛烈に働くことより、組織全体の仕事が滞りなく流れることの方が重要です。

だから、

自分がボトルネックにならない。

これは、私が長いサラリーマン生活を通して大切にしてきた仕事の考え方の一つです。

仕事の優先順位に迷ったときは、

「今、自分が止めている仕事はないか？」

一度この視点から、目の前のタスクを眺めてみてください。

NOBORU

NOBORU

ノボル

毎日一粒タネを撒く人

約25年間会社員として働いた後、現在は農業やブログ、YouTubeなど、新しいことに挑戦しています。 このブログでは、農業、健康、ガジェット、ビジネス、暮らしの工夫、趣味（読書・映画）など、実際に経験したことを中心に発信しています。 うまくいったことも失敗したことも含めて、誰かの参考になる情報を残していければと思っています。 「毎日一粒タネをまく」を合言葉に、コツコツ積み上げていきます。